Як закінчити офіційний лист

Як закінчити офіційний лист

Будь офісний працівник рано чи пізно стикається з необхідністю написати офіційний лист. Правила ділового етикету підкреслюють, що закінчення листа є не менш важливою складовою, ніж відправна точка вашого повідомлення.

Вам знадобиться

точну адресу одержувача, конверт, копії документів, що додаються до листа

Інструкція

  1. Перш ніж приступити до завершальної частини листа, перечитайте написане. Перевірте текст на відсутність граматичних і орфографічних помилок, помарок та неточностей. Якщо зміст листа вас повністю задовольняє, в останньому абзаці ще раз в короткій і доступній формі повторіть основна теза вашого листа. Тим самим ви резюміруете своє послання, полегшуючи адресату підготовку і написання відповіді.
  2. У випадку, якщо до офіційного листа необхідно додати копії документів, після абзацу відступите кілька рядків і вкажіть в графі «додаток перелік документів. Список повинен бути обов’язково пронумерований. Ксерокопії документів до листа додайте в тому порядку, в якому вони зазначені в переліку.
  3. Закінчіть офіційний лист ввічливим і коректним оборотом мови, наприклад таким, як: «сподіваюся на плідну співпрацю». Також в діловому обороті прийнято закінчувати листа за допомогою таких словосполучень, як «з повагою», «щиро ваш», «з повагою». Далі обов’язково поставте свої ініціали і дату. Не забудьте після роздруківки тексту розписатися поряд із зазначенням вашого прізвища.
  4. Починайте заповнювати конверт. Адреса одержувача пишеться в правому нижньому кутку, адреса відправника пишеться у верхньому лівому. Обов’язково вкажіть правильний індекс, в такому випадку лист дійде до адресата швидше.
  5. Офіційні листи краще відправляти за допомогою пошти у вигляді рекомендованих листів з повідомленням про вручення. У такому випадку у вас на руках будуть докази отримання листа адресатом.

Зверніть увагу Зверніть увагу

В офіційному листі не забудьте вказати ваш телефон або адресу електронної пошти. Це часто виявляється необхідним підмогою для швидкого вирішення проблеми, зазначеної в листі.

Корисні поради

Перш ніж закінчити офіційний лист, дайте почитати його своєму колезі або безпосередньому керівникові. Погляд з боку дозволить побачити ті помилки, на які ви не звернули уваги.