Як заповнити авансовий звіт по відрядженню


 

Службові поїздки, або відрядження, тягнуть за собою деякі витрати, наприклад, на проїзд, проживання, послуги зв’язку і т.д. Для цього з каси організації відрядженому працівникові видаються грошові кошти. Повернувшись, він повинен відзвітувати за витрачені суми, надавши чеки, квитанції, рахунки, накладні, квитки. На основі цих підтверджуючих документів бухгалтер або ж сам співробітник оформляє авансовий звіт (форма № АО-1).



Вам знадобиться

— підтверджуючі документи;
- План рахунків;
- Калькулятор.

Інструкція

  1. Перевірте правильність оформлення підтверджуючих документів. Витрати, зазначені в них, повинні бути економічно обгрунтовані. При купівлі за готівковий розрахунок ви повинні надати квитанцію і товарну накладну. У цих документах перевірте вказівку реквізитів компанії, дату і час покупки, найменування товару. У товарній накладній обов’язково має бути присутня синя печатка організації.
  2. Після того як все перевірено, почніть заповнювати авансовий звіт. У самій верхній сходинці напишіть найменування компанії, проставте код вашого підприємства (ЄДРПОУ).
  3. Напишіть номер документа і дату складання звіту. Впишіть найменування структурного підрозділу, вкажіть підзвітну особу, посаду і його номер за табелем. У рядку «Призначення авансу» вкажіть «відрядження».
  4. Заповніть таблицю. Спочатку впишіть суму, яка була видана на руки. Нижче підведіть підсумок, тобто вкажіть, скільки отримано і витрачено коштів. Поряд напишіть те ж саме, тільки використовуючи бухгалтерський мову, тобто зробіть проводки. Для цього вам знадобляться підтверджуючі документи.
  5. Заповніть зворотний бік форму. Впишіть дату і номер документа, найменування, суму витрат, дебетовий рахунок. Наприклад, при покупці матеріалів в дебеті вкажіть рахунок 10. Після того як записи внесені — підведіть підсумок. Підпишіть у підзвітної особи.
  6. Поверніться до заповнення першого аркуша. У таблиці, де потрібно було вказати бухгалтерські проводки, вкажіть поетапно витрати. В дебет впишіть той же рахунок, що і на зворотному боці форми, а в кредиті — 71.
  7. Під таблицею вкажіть, скільки додатків прикріплено до форми, для цього підрахуйте кількість підтверджуючих документів. У правому верхньому куті затвердите звіт, вказавши суму прописом і поставивши підпис.
  8. Далі впишіть суму повернення з підзвіту, підпишіть документ у головного бухгалтера і касира.