Як заповнити авансовий звіт

Як заповнити авансовий звіт

Працівник, який одержав гроші на відрядження, купівлю товарно-матеріальних цінностей або на інші потреби, повинен відзвітувати про витрачені їм сумах перед бухгалтерією свого підприємства. Для цього йому необхідно заповнити авансовий звіт (Уніфікована форма № АО-1) і додати до нього всі документи, які підтвердять зроблені витрати.

Інструкція

  1. Заповнення авансового звіту починається з лицьового боку. Впишіть у верхньому рядку назва вашої організації. Вкажіть дату складання звіту, при цьому номер вказувати не потрібно, це поле заповнить бухгалтер. Нижче вкажіть структурний підрозділ, до якого ви належите, прізвище та ініціали, а так само свою посаду. Впишіть призначення авансу, наприклад, «Витрати на відрядження», «Господарські потреби» і т.д.

    У лівій колонці вкажіть залишок підзвітних коштів, який ви мали до отримання нового авансу (або перевитрата, якщо він був). Нижче вкажіть суму (або декілька сум, якщо вони були отримані і через касу, і через банк), отриману під звіт. Заповніть рядок «Разом отримано», вказавши загальну суму, яку ви отримали підзвіт.
  2. Після цього необхідно заповнити авансовий звіт зі зворотного боку. Перерахуйте всі документи, якими ви збираєтеся підтвердити всі зроблені витрати, заповнивши для кожного документа колонки з першої по шосту.

    Впишіть порядковий номер документа. Вкажіть дату та номер, які зазначені на самому документі. Впишіть найменування документа (наприклад, товарний або касовий чек, квитанція тощо). Вкажіть суму (в гривнях або валюті), зазначену в документі. Складіть все суми і запишіть результат по рядку «Разом». Поставте внизу свій підпис і його розшифрування.
  3. Потім знову поверніться до заповнення лицьової сторони. Впишіть у рядок «Витрачено» суму, яку ви вказали по рядку «Разом» на зворотному боці. Впишіть суму залишку (або перевитрати), який залишився у вас. Нижче впишіть кількість документів, які додаються до авансового звіту, а так само вкажіть загальну кількість аркушів цих документів.
  4. Всі інші рядки вам заповнювати не треба, їх заповнять бухгалтер і касир (якщо ви повернете залишок у касу).

    Після того, як ви здасте звіт до бухгалтерії, бухгалтер зобов’язаний буде видати вам розписку, яку необхідно зберегти. За допомогою цієї розписки ви завжди зможете підтвердити, що відзвітували за видані вам кошти, у випадку, якщо виникнуть які-небудь непорозуміння.