Як заповнювати книгу наказів


 

Накази є локальними документами організації, необхідними для вирішення поточних завдань в діяльності організації. Після видання накази необхідно реєструвати в спеціальних книгах. В організації повинні заповнюватися книги реєстрації наказів по основній діяльності та з особового складу.



Вам знадобиться

— канцелярські книги або товсті зошити.

Інструкція

  1. Оформіть книги реєстрації наказів. Оскільки внутрішні документи з поточної діяльності та особовому складу повинні реєструватися окремо, заведіть кілька таких книг — для наказів по основній діяльності, з адміністративно-господарської діяльності, з кадрів, відряджень, відпусток і т.д.). Разлінуйте на графи сторінки куплених книг. Напишіть в «шапці» назви стовпців: № п / п, Номер наказу, Дата, Короткий зміст, Підпис виконавців.
  2. Оформіть титульні листи книг, написавши найменування від руки або надрукувавши на комп’ютері (Книга реєстрації наказів по _________ (основної діяльності, особовому складу, відпусток, відряджень і т.д. за______ рік). Пронумеруйте листи книг. Прошнуруйте їх, використовуючи шило і нитки. З зворотного боку книг наклейте папірці з написом: «Пронумеровано, прошнуровано __ листів». Вкажіть дату, свою посаду, проставте підпис і розшифрування підпису. Поставте друк (для документів або кадрову).
  3. Реєструйте накази в книгах по мірі їх надходження. Робіть записи акуратно, по можливості не допускаючи виправлень. У графу «№ п / п» проставте порядковий номер запису, у графу «номер наказу» — номер документа, в графу «Дата» — дату, зазначену в наказі (а не дату реєстрації). У графі «Короткий зміст» напишіть, про що наказ. У графі «Підпис виконавця» повинен розписатися співробітник, якому призначено виконання наказу.

Зверніть увагу

Термін зберігання наказів на підприємстві по основній діяльності організації та з особового складу — 75 років, наказів з адміністративно-господарської діяльності — 5 років.

Корисні поради

При заповненні книги залишайте між заповненими рядками 2-3 вільних — вони можуть стати в нагоді для реєстрації наказів, що оформляються «заднім числом» (номер наказу буде через дріб-1/1, 1/2 і т.д.).

Виправлення в книзі реєстрації наказів краще робити наступним способом: вирізати шматочок паперу з останніх листів (їх можна не нумерувати), акуратно заклеїти неправильний запис і зробити нову.