Як заповнювати лист

Як заповнювати лист

Листи доводиться писати співробітникам будь-якого рівня: і секретарям, і топ-менеджерам, і генеральним директорам. Звичайно, за змістом і змістом ці листи нерівнозначні. Але всі вони працюють на формування професійного іміджу та іміджу компанії в цілому. Як копійка береже рубль, так навіть найкоротша лист завдає свій «відбиток» на обличчя компанії.

Інструкція

  1. На початку листа завжди пишіть повне ім’я адресата. «Шановний пане К.А!» — У перших рядках листа вашому партнерові від вашого секретаря і угода може не відбутися. Відповідь з помилкою в імені на запит від менеджера відділу збуту і велика поставка дістанеться конкуренту.
  2. В електронних листах завжди пишіть назву листа. І намагайтеся, щоб воно було оригінальним. Уявіть, наприклад, що ви начальник відомої газети. Ви відкриваєте пошту, а там два листи від ваших співробітників. У темі найпершого написаного «Моя нова стаття називається — Найпопулярніші імена для дітей». У темі другого написано «Моя нова стаття називається — У Росії почали народжуватися ангели». Який лист ви відкриєте першим? Звичайно, другий лист — яке захоплююче назву, цікаво, про що ця стаття. З першої-то статтею все зрозуміло — там про дитячі імена. А ця стаття про що? Відкриваєте, а там написано: «В Росії почали народжуватися ангели. Так, за свідченням московського загсу, батьки вибирають для своїх малюків такі імена, як Ангел, Ляля, Весна … »Ось і весь секрет. Але психологія така, що і начальник видавничого відділу, і читач газети вибере другу назву. Тому дуже важливо вміти правильно озаглавити свої електронні листи. Особливо, якщо мова в листі піде про важливе для вас, для компанії реченні, коли треба зацікавити, привернути увагу.
  3. Особливу увагу потрібно звернути на ввічливе звернення Ви / ви в діловому листі. У сучасній російській мові існують деякі правила і рекомендації з написання займенників ви і ваш. «З великої літери пишуться займенники Ви і Ваш для вираження ввічливого поводження до однієї особи, наприклад: Прошу Вас, шановний Сергію Петровичу … Примітка: При зверненні до кількох осіб ці займенники пишуться з малої літери, наприклад: Прошу вас, шановні Сергій Петрович і Павло Іванович … »(Розенталь Д.Е., Джанджакова Є.В., Кабанова Н. П. Довідник з правопису , вимові, літературному редагуванню. М.: Московська міжнародна школа перекладачів, 1994, § 28. Умовні власні імена, п. 3, стор 30).
  4. Складаючи текст самого листа, важливо пам’ятати, що в ділових листах треба використовувати письмову мову, а не розмовну. В іншому випадку можна заробити звинувачення в порушенні субординації і фамільярності.