Як заповнювати маршрутні листи


 

Маршрутні листи дозволяють організації підтвердити компенсаційні витрати, виплачені працівникам за використання особистого автомобіля на потреби фірми або за оплату проїзних документів. Уніфікованої форми даного документа не існує. Кожне підприємство розробляє свою форму, зручну для використання.


Вам знадобиться

— затверджена в організація форма маршрутного листа.

Інструкція

  1. При розробці форми маршрутного листа враховуйте той факт, що він повинен містити всі реквізити первинного документа. Тобто найменування, дату складання, назву організації, зміст операції, зазначення посад осіб, відповідальних за ведення господарської операції і їх підписи.
  2. Прийміть періодичність, порядок заповнення та форму маршрутного листа в складі облікової політики організації. Друк або штамп організації є необов’язковими для даного документа. За зразкову форму можна взяти дорожній лист за формою № 3, затверджений постановою Держкомстату РФ від 28.11.97 № 78.
  3. Заповніть у затвердженій формі дату, номер документа, П.І.Б. співробітника, якому він виданий, найменування організації. Дані по місцях роз’їзду співробітника можна оформити у вигляді таблиці: дата поїздки, мета, місце відправлення та призначення, вид транспорту, на якому відбувалася поїздка, і наявність підтверджуючих документів (квитки, чеки за оплату ПММ). Підписано маршрутний лист повинен бути головним бухгалтером і керівником організації.
  4. Підставою для відшкодування витрат працівника, пов’язаних з його роз’їзний роботою, є авансовий звіт про витрачені кошти, з додатком всіх підтверджуючих документів і заповнений маршрутний лист. Про витрачання коштів співробітник повинен відзвітувати в бухгалтерію підприємства на протязі 3 днів після закінчення поїздки.

Зверніть увагу

Витрати відшкодовуються лише у випадку, якщо поїздка службова, тобто здійснюється відповідно до трудовими функціями співробітника. На кожну поїздку складайте наказ чи завдання про цілі поїздки.

Корисні поради

Для того щоб отримати можливість відшкодовувати витрати на поїздки співробітників, обов’язково пропишіть характер роз’їзний роботи в трудових договорах. Прийміть наказом коло осіб, перелік і розміри відшкодування витрат.