Як заповнювати особисті справи

Як заповнювати особисті справи

Для ведення персональних даних співробітників деякі роботодавці використовують так звані особисті справи. Відповідно до статті 85 Трудового кодексу, кадрові працівники повинні отримувати, зберігати і комбінувати відомості на кожного працівника. Для цього і доцільно використовувати такі особисті справи. Який же порядок їх оформлення?

Інструкція

  1. Спочатку слід уточнити, що ведення особових справ не є обов’язковим документом для організацій, але якщо ж ви прийняли рішення про його застосування, доведеться керуватися правилами діловодства.
  2. При прийомі співробітника на роботу керівник видає наказ (розпорядження) за формою № Т-1. На підставі цього документа сформуйте особисту картку нового співробітника (форма № Т-2).
  3. Для заповнення даної форми вам знадобляться наступні документи: паспорт, трудова книжка, свідоцтво про постановку на облік (ІПН), страхове свідоцтво, військовий квиток (якщо він є), атестат або диплом і інші документи, наприклад, для водія — посвідчення водія, для кухаря — медична книжка і т.д.
  4. З усіх перерахованих вище документів зніміть копії і підшийте їх до особової справи в хронологічному порядку. Цей архів зберігається у відділі кадрів або в бухгалтерії, будь-які зміни вносить лише відповідальні особи. Але врахуйте, що трудова книжка в особову справу не входить, її потрібно зберігати окремо в сейфі або під замком. Відповідальні особи за збереження цих документів призначаються окремим наказом.
  5. Всі документи перерахуйте в описі, зміна вносите в спеціальну графу «Додатки». Також у ній містяться порядкові номери документів, кількість аркушів кожного з них і дата прийому.
  6. Деякі документи особистого справи заповнюються співробітником, наприклад, анкета, автобіографія, письмові пояснення та будь-які заяви. Пам’ятайте, що архів не передається самому співробітника і навіть при необхідності співробітник може подивитися особиста справа лише у присутності відповідальної особи.
  7. Після того, як справа сформовано, оформіть титульний лист. Для цього в центрі посередині напишіть порядковий номер даного архіву, найменування організації, посада співробітника, а також його ПІБ.