Як заповнювати реєстраційну картку

Як заповнювати реєстраційну картку

У сфері документообігу існує величезна кількість різних видів реєстраційних карток. Використання системи карткової реєстрації даних вкрай зручно, оскільки дозволяє систематизувати отриману інформацію, полегшує її занесення до електронних баз даних, дозволяє оптимізувати пошук інформації.

Інструкція

  1. Визначте тип того документа, який вам потрібно заповнити. Існують реєстраційні картки, призначені для заповнення при постановці на податковий облік, в рамках ведення бухгалтерського обліку, для реєстрації власності і подачі документів на отримання візи. Такі реєстраційні картки мають офіційно встановлену, єдину форму — ознайомтесь з нею. Крім того, існує безліч сфер діяльності, де реєстраційні картки використовуються для систематизації даних, але не мають встановленого зразка. У таких випадках форма реєстраційної картки створюється під потреби організації (наприклад, реєстраційні картки працівників, які оформляються службою по роботі з персоналом).
  2. Незалежно від того, яку саме реєстраційну картку доводиться заповнювати, існує ряд правил, дотримуючись яких, ви позбавите себе від необхідності повторного заповнення, внесення коригувань, а отже, від зайвих витрат свого часу. Заповнюйте документ розбірливо. Ідеальний варіант — вносити дані друкованими літерами.
  3. При заповненні стежте за тим, щоб внесені вами дані були розміщені саме в тих полях, які для них призначені. Особливо суворо така вимога має дотримуватися для реєстраційних карток, які будуть заноситися в електронні бази автоматично. В цьому випадку відхилення від запропонованих полів не дозволить внести ваші дані у базу.
  4. Вказуйте в полях картки тільки ту інформацію, яка запитується. Зайві дані в реєстраційній картці зовсім не до місця, по-перше, в силу обмеженого простору під ваші відповіді, по-друге, в силу своєї специфіки: реєстраційна картка — це документ, в якому запитані лише ті дані, які дійсно будуть проходити подальшу обробку .

    Не залишайте в картці порожніх полів, за винятком тих, які зазначені як необов’язкові для заповнення. Відсутність необхідних даних робить реєстраційну картку недійсною.
  5. У всіх випадках для кожного, кому потрібно заповнити даний документ, заводиться окрема реєстраційна картка. Об’єднувати для реєстрації групи осіб — неприпустима практика.
  6. Після заповнення картки переконайтеся, що ваші персональні ідентифікаційні дані внесені вірно, перевірте заповнення всіх обов’язкових полів, після чого картку можна подавати на реєстрацію разом з іншими необхідними документами.