Трудова книжка — документ, який призначений для відображення трудової діяльності службовців, робітників, сезонних і тимчасових працівників. Ведення та зберігання трудових книжок регламентовано кількома нормативними актами. Але не всі фахівці відділів з управління персоналом знають, як правильно робити записи в такому документі. Вимоги до його заповнення потрібно знати не тільки інспектору відділу кадрів, але і власникові трудової книжки для того, щоб уникнути проблем при виході на пенсію.
Інструкція
- Заповніть першу сторінку трудової книжки. Якщо там вже є записи, перевірте їх правильність.
1. Прізвище, ім’я, по батькові заповніть відповідно до паспортних даних.
2. Дата народження запишіть арабськими цифрами (наприклад, 19.01.1987).
3. Освіта вкажіть прописом і повністю (наприклад, «середню професійну», «вище професійне»).
4. Спеціальність запишіть у називному відмінку, грунтуючись на документ про освіту (наприклад, «учитель», «бухгалтер», «економіст»).
5. Вкажіть дату заповнення трудової книжки. Вона повинна бути не пізніше 5 днів з дати прийому на роботу.
6. Поставте свій підпис розбірливо і розшифруйте її поруч. Простежте, щоб власник книжки проставив свій підпис для підтвердження відомостей, які ви вказали.
7. Поставте печатка організації (підприємства), але не відділу кадрів. - Перед записом про прийом на роботу поставте штамп підприємства з його даними або пропишіть їх повністю. Тепер заповніть графи:
1 графи — номер запису по порядку (він ставиться навпроти запису про прийом, переведення, звільнення працівника, а не — штампу).
2 графи — дата запису арабськими цифрами (вона повинна відповідати даті прийому, переведення, звільнення та датою складання відповідного документа (наказ, розпорядження тощо), а не того дня, коли ви заповнюєте трудову книжку).
3 графи — відомості про прийом на роботу, переведення, звільнення, перейменування відділу або організації без скорочень відповідно до наказу, розпорядженням (наприклад, «звільнений у зв’язку з закінчення строку трудового договору, пункт 2 частини першої статті 77 трудового кодексу Російської Федерації») . Якщо працівник звільнений, вкажіть свою посаду, поставте підпис з розшифровкою і печатка організації. Обов’язково повинна стояти підпис власника книжки, яка свідчить про його ознайомлення із записом.
4 графи — підстава для запису (наказ, розпорядження, рішення загальних зборів, протокол), дата арабськими цифрами і номер документа (наприклад, «Наказ від 07.05.2011 р. № 133-ок). - У «Відомості про нагородження» вносите лише записи про державні нагороди і почесні звання відповідно до наказів, а також про нагородження почесними грамотами, нагрудними значками, дипломами і т.п., виробленими організацією. У 3 графі запишіть ким, за які заслуги нагороджується працівник і тип нагороди. Інші графи заповнюються тим же чином, як у «Відомостях про роботу».
Грошові премії не вносяться в трудову книжку. - Оформляйте запис у трудовій книжці за сумісництвом, якщо цього бажає працівник. Але це можна робити тільки у відділі кадрів за основним місцем роботи.
Зверніть увагу
1. Не робіть запис про прийом на роботу в трудовій книжці раніше, ніж через 5 днів після дати прийому. Якщо за цей час працівник вирішив розірвати трудовий договір, то записи бути не повинно.
2. Не можна продовжувати запису про роботу в розділі «Відомості про нагородження». Якщо розділ «Відомості про роботу» закінчився, спеціаліст з управління персоналом повинен оформити і вшити вкладиш до трудової книжки.
