Як завершити лист

Як завершити лист

Деякі листи закінчуються настільки розпливчасто, що адресат залишається в подиві: доводиться перечитувати текст, щоб зрозуміти суть. У зв’язку з браком часу одержувач може викинути лист або на щось відволіктися і вже не вникати в викладену ситуацію. Чітка, лаконічна і грамотна кінцівка підкреслює повагу до читача і допомагає швидко відреагувати на прохання або вимога.

Інструкція

  1. Викладіть в трьох пунктах, що хотіли сказати. Може здаватися, що думки викладені зрозуміло, але сприйняття інформації залежить від стану читача. Тому перечитайте текст і випишіть окремо три головні думки. Це можуть бути факти, дати, імена і т.д. Тут не потрібні емоції, пишіть коротко, в декількох словах, тому що треба лише підвести підсумки, нагадати основні моменти.
  2. Напишіть три дії, які повинен виконати одержувач листа. Реакція людей може бути непередбачуваною. Вам здається, що на викладену інформацію можна відреагувати однозначно, але людина робить це в залежності від індивідуальних звичок і намірів. Якщо чітко не вказати, чого очікуєте від читача, він не зрозуміє або скаже, що не зрозумів.
  3. Розташуйте список, отриманий на попередніх кроках, в порядку убування важливості. Кінцівка листа іноді нагадує останнє слово на судовому засіданні: від цього залежить враження одержувача листа, висновки та наслідки. Видаліть зі списку пункти, які можна опустити без шкоди для змісту повідомлення. Залишившись короткий список розташуєте в кінці листа, щоб читач нічого не пропустив.
  4. Вкажіть терміни. Якщо чекаєте реакції на лист, конкретизуйте ваші очікування. У деяких людей є схильність тягнути до останнього, так що вказівка ​​конкретного часу може виявитися не зайвим.
  5. Залиште контактні дані. У вашого кореспондента повинна бути можливість швидко знайти ваш телефон. Передбачати такі ситуації і про всяк випадок розміщуйте в листі необхідну інформацію, навіть якщо впевнені, що вона є у одержувача.
  6. Будьте ввічливі, скажіть щось приємне, подякуйте за приділений час. Адресат охочіше відреагує і зв’яжеться швидше, якщо лист доставило йому задоволення або зберегла від неприємних переживань.
  7. Обов’язково підписуйте повідомлення ім’ям: так створюється відчуття реального спілкування. Це важливо, щоб людина зосередився на відповіді і поставився до цього відповідально. Показуйте приклад, і люди будуть ставитися до вас так само.