Як здати документи в архів

Як здати документи в архів

Підготовка і здача справ до архіву — невід’ємна частина документообігу. Їх оформлення починається в організації з моменту закладу документів, а закінчується передачею в архів після закінчення календарного року або термінів зберігання. У деяких випадках справи зберігаються довше одного року. До них відносяться, наприклад, документи, що стосуються кадрового обліку.

Інструкція

  1. Щоб процедура здачі справ в архів не зайняла багато часу, слід дотримуватися правил їх оформлення під час поточного документообігу. При передачі справ до архіву на постійне або тимчасове зберігання потрібно зброшурувати документи, пронумерувати аркуші, оформити завершительную напис, якщо це передбачено робочими інструкціями, а також скласти внутрішню опис.
  2. При цьому на титульному аркуші здається в архів справи вказується найменування організації чи підприємства, індекс відповідно до номенклатури справ, зазначається дата відкриття та закриття справи, а також термін зберігання.
  3. Документи, що підлягають здачі в архів, підшиваються в окрему папку з твердою обкладинкою. Якщо документ має особливу цінність, його, як правило, не прошивають, а вкладають у файл або конверт і докладають до справи. Наприкінці прошитого і пронумерованого справи міститься заверительной лист, а на початку — внутрішній опис. При цьому товщина справи не повинна перевищувати 40 мм, а кількість аркушів не повинно бути більше 250.
  4. На справи, які зберігаються в архіві постійно, а також тимчасово, але не менше 10 років, складається опис для передачі справ в архів. При цьому на документи, які мають відношення до кадрового обліку, складається окремий опис. У неї вносяться найменування справ, кожному з яких присвоюється порядковий номер, а також вказується номенклатурний шифр. Описи робляться в двох примірниках, якщо справи залишаються в архіві організації. Якщо справи підлягають передачі в державний архів, примірників має бути чотири.
  5. Справи, що підлягають зберіганню після їх завершення менше 10 років, можуть здаватися в архів на розсуд керівництва організації. Необхідність здачі справ буде залежати від завантаженості архіву, частоти звернення до старих документів і т.д.