Як здійснюється відшкодування витрат на відрядження

Як здійснюється відшкодування витрат на відрядження

Згідно з Трудовим кодексом, а саме статтями 167 і 168, при направленні працівника у відрядження за ним зберігається заробітна плата, місце роботи та посаду. Також керівник підприємства повинен відшкодувати всі витрати, пов’язані зі службовою поїздкою. До таких витрат належать: проїзд, наймання приміщення для проживання, послуг зв’язку та ін

Інструкція

  1. Перш за все ви повинні правильно оформити відрядження. Складіть службове завдання (форма № 10-а), видайте наказ і оформите посвідчення про відрядження. Щоб видати грошові кошти підзвіт, ви повинні мати на руках наказ керівника про виділення готівки. У бухгалтерському обліку відобразіть видачу грошей наступним чином: Д71 «Розрахунки з підзвітними особами» К50 «Каса» — видані кошти підзвіт.
  2. Співробітник повинен відзвітувати за отримані гроші протягом трьох днів після прибуття. Як правило, підтвердними документами є чеки, рахунки, рахунок-фактури, акти та інші документи. Перевірте правильність їх заповнення. По-перше, повинна стояти дата здійснення операції, по-друге, печатка організації, яка надає послуги, а по-третє, витрати повинні бути економічно обгрунтованими.
  3. Після прийняття та перевірки документів складіть авансовий звіт (форма АО-1). У бухгалтерському обліку до рахунку 71 по дебету відкрийте той, з яким пов’язані витрати. Наприклад, проїзд можна віднести до інших витрат — рахунок 91. У розрізі рахунки 71 відкрийте того співробітника, якому вдавалося грошові кошти.
  4. У тому випадку, якщо грошові кошти співробітник витрачав зі своєї кишені, але вчасно надав підтверджуючі документи, керівник повинен підрахувати загальну суму всіх витрат і видати наказ про відшкодування витраченої суми. У наказі пропишіть призначення витрат, підстави. Наприклад, якщо працівник витратив певну суму на послуги зв’язку, то він повинен крім чеків і квитанцій про сплату надати деталізацію рахунку, рахунок-фактуру та акт виконаних послуг. У наказі всі документи перерахуйте, вкажіть їх номер, дату, а також всі дані чека (номер, рахунок тощо).
  5. Після цього грошові кошти можуть бути видані в день заробітної плати або ж відразу. Бухгалтер повинен крім авансового звіту скласти розрахунковий касовий документ.