Як зменшити файл Excel

Як зменшити файл Excel

Досить часто користувачі програми Microsoft Excel запитують, чому файл з невеликою таблицею іноді займає близько 5-10 Мб. Так відбувається невипадково, безліч формул з часом роблять файл «важким», зменшити який буває важко.

Вам знадобиться

Програмне забезпечення Microsoft Excel.

Інструкція

  1. Найпершою і основною причиною великого обсягу таблиці є її загальний доступ. Що це означає? Наприклад, комп’ютери в офісі об’єднані однією мережею, є таблиця, яка використовується всіма користувачами даної мережі. Сама програма призначає файлу кілька користувачів і в нього записується інформація про те, у скільки і ким був змінений документ. Не важко собі уявити, що при кількості користувачів, що перевищують 2-3 людини, розмір файлу стає величезним.
  2. Для версій програми MS Excel 2003 і старше необхідно натиснути верхнє меню «Сервис» і вибрати пункт «Доступ до книги». Для версій програми 2007 і молодше необхідно в головному вікні програми перейти до вкладки «Рецензування» і вибрати «Доступ до книги». У вікні, що в обох випадках перейдіть до вкладки «Докладніше».
  3. Поставте відмітку напроти пункту «Не зберігати журнал змін» і збережіть відкриту таблицю. Тепер вам знадобиться встановити кількість днів, протягом яких журнал буде зберігатися. Напроти цього параметра ви побачите цифру 30, але можна зробити і значно менше.
  4. Потім можна видалити рядки та стовпці, якими ви не користуєтесь. Як це дізнатися? Перейдіть до таблиці і натисніть сполучення клавіш Ctrl + End. Курсор в документі автоматично переміститься в останню клітинку вашої таблиці. Подивіться, чи є вище і правіше цього осередку невикористовувані вами рядки і стовпці. Якщо так, виділіть їх і видаліть, тим самим знизивши загальна кількість осередків.
  5. Також рекомендується позбутися форматування клітинок, якими рідко користуєтеся. Колірні маркери білого кольору в прозорій клітинці краще замінити на варіант «Ні заливки». Для автономного відключення форматування вічок необхідно виділити їх, потім натиснути верхнє меню «Правка», вибрати пункт «Очистити», команда «Формат» (Excel 2003) або відкрити вкладку «Главная», вибрати блок «Очистити», команда «Очистити формати».