Як зменшити розмір файлу Excel

Як зменшити розмір файлу Excel

Завдання зменшення розмірів файлів Microsoft Excel є однією з найбільш часто обговорюваних на різних форумах. Існує кілька практичних способів рішення, які не потребують спеціальної підготовки та залучення додаткового програмного забезпечення.

Інструкція

  1. Викличте головне меню операційної системи Microsoft Windows натисканням кнопки «Пуск» і перейдіть до пункту «Усі програми» для виконання процедур, необхідних для зменшення розмірів файлів Excel.
  2. Вкажіть пункт Microsoft Office і запустіть додаток Excel.
  3. Відкрийте підлягає редагуванню книгу і розкрийте меню «Сервис» верхній панелі інструментів вікна програми Microsoft Excel 2003 або перейдіть на вкладку «Рецензування» в Microsoft Excel 2007.
  4. Виберіть пункт «Доступ до книги» і застосуйте прапорець на полі «Не зберігати журнал змін».
  5. Збережіть вибраного зміна і вкажіть бажаний проміжок часу зберігання (за замовчуванням — 30 днів).
  6. Переконайтеся в тому, що використовується стандартний шрифт — Arial Cyr для Excel 2003 або Corbel для Excel 2007 і виконайте видалення зайвого умовного форматування. Для цього виділіть потрібний діапазон і розкрийте меню «Правка» верхній панелі інструментів Excel 2003 або перейдіть на вкладку «Главная» Excel 2007.
  7. Вкажіть команду «Очистити» і виберіть опцію «Формат» для Excel 2003 або «Очистити формати» для Excel 2007.
  8. Оптимізуйте використовуються формули і максимально скоротите їх — використовуйте значення «або» замість «Якщо і» та «ЕОШ» замість «ЕСЛІОШІБКА».
  9. Використовуйте макроси, що дозволяють виконувати перетворення формул на значення після команди «Перерахувати» для зменшення кількості формул, стовпців і рядків і відмовтеся від застосування форматування всього аркуша документа.
  10. Намагайтеся не використовувати графіки та діаграми, замінюючи їх малюнками і виберіть опцію «Немає заливки» замість «Заливка білим кольором».
  11. Намагайтеся не використовувати імена в таблицях (для відображення імен у книзі виполемо одночасне натискання функціональних клавіш Ctrl + F3) і виберіть версію Microsoft Excel 2007. Розміри файлів зменшаться в середньому в два з половиною рази.