Як зробити конференцію

Як зробити конференцію

Організація конференції — процес, на який має бути відведено не менше трьох місяців. Звичайно, історія знає чимало прикладів успішної підготовки конференцій і за кілька днів, але для того, щоб подія пройшла в повній відповідності з нормами, необхідно мінімум три місяці.

Інструкція

  1. У першу чергу, визначитеся з тематикою і типом конференції, в залежності від цього надалі буде обрано зал і сформована програма заходу.
  2. Наступний пункт — програма виступів і все, що пов’язано з цим. Визначтеся з часом конференції, кількістю учасників, кількістю перервою, часом початку та завершення конференції. Скоординує з виступаючими час їх виступу.
  3. Орендуйте зал виходячи з того, що буде потрібно для виступу. Він повинен бути досить просторий і комфортний для розміщення учасників, кількість яких було окреслено на попередньому кроці. Зал повинен бути обладнаний проектором або плазмовою панеллю, а також трибуною для виступаючих.
  4. Приступайте до набору учасників не менш ніж за два з половиною місяці до конференції. Складіть запрошення, в яких буде вказано місце, час і назва конференції, а також чому вона буде присвячена. Дотримуйтесь баланс між стислістю і доступністю викладеного матеріалу. Приступайте до обдзвону і відсилання електронних листів, особливо значущим гостям конференції вручите запрошення особисто, або надішліть поштою.
  5. Весь персонал, що обслуговує конференцію, повинен мати бейджи, на яких буде зазначено прізвище, ім’я і посаду на конференції. Оптимально, щоб посада була одна й та сама — «організатор». У день проведення конференції загальна зустріч має бути за годину до початку реєстрації. Розставте співробітників в холі будівлі, на виході з ліфта і так далі. Це необхідно, якщо для того, щоб дістатися до стійки реєстрації, потрібно зробити декілька поворотів.

Корисні поради

Обов’язково реєструйте учасників за заздалегідь підготовленим списками. Це дозволить вам передати інформацію тим, хто не зміг прийти.