Як зробити відшкодування витрат


 

Якщо підприємство відправляє працівника у відрядження, то по його поверненні зобов’язана відшкодувати витрати, пов’язані зі службовою поїздкою. Дане правило регулюється ст.168.1 Трудового кодексу РФ. Для обліку подібних операцій оформляється авансовий звіт, а відшкодування проводиться з підзвітних коштів.


Інструкція

  1. Видайте грошові кошти в підзвіт працівнику, який відправляється в службову поїздку. Дана сума визначається наказом про відрядження та підраховується відповідно до встановлених законодавством норм. Сформуйте видатковий касовий ордер на зазначену суму і відзначте призначення коштів. Відобразіть в бухгалтерському обліку видачу готівки на кредиті рахунку 50 «Каса» в кореспонденції з рахунком 71 «Розрахунки з підзвітними особами».
  2. Попросіть працівника заповнити авансовий звіт за уніфікованою формою АТ-1, в якому він повинен відобразити всі зроблені витрати під час службової поїздки, пов’язані з її безпосередньою метою та підтверджені документально. Іншими словами, якщо співробітник користувався громадським транспортом, то повинен зажадати у кондуктора квиток, а якщо купував продукти харчування, то попросити чек. При відсутності даних документів, підзвітна особа не має права вимагати відшкодування витрат на будь-які зроблені витрати.
  3. Розрахуйте суму витрачених працівником коштів на службову поїздку. Усі витрати повинні відображатися на кредиті рахунку 71 в кореспонденції з рахунком, який характеризує призначення витрат. Приміром, якщо купувалися товари для потреб компанії, то використовується рахунок 41 «Товари»; якщо проводилися представницькі витрати або витрати на харчування та проживання, то рахунок 26 «Загальногосподарські витрати».
  4. Відшкодуйте витрати, якщо вони перевищили видану підзвітну суму. Для цього випишіть відповідний видатковий касовий ордер і відкрийте в бухгалтерії на зазначену суму проводку: кредит 50 — дебет 71. Варто зазначити, що відшкодування витрат в цьому випадку не ставитися до винагороди за виконану роботу, тому не приносить економічної вигоди співробітнику і не обкладається податками.