Як зробити запит в архів

Як зробити запит в архів

Архівна справа зародилося у зв’язку з необхідністю накопичення, систематизації та зберігання інформації. Але в першу чергу архіви були створені для задоволення потреб органів влади і громадян в отриманні втраченої інформації, дбайливо збережені в архіві. Коли необхідно відновити інформацію про родичів, відомості соціально-правового або іншого характеру, необхідно написати запит до відповідного архіву.

Інструкція

  1. В архівах є певні правила обробки запитів громадян, юридичних осіб і органів влади, тому запорукою успіху є дотримання нескладних правил.

    По-перше, запит повинен містити відомості про відправника. Для фізичної особи це прізвище, ім’я та по батькові, для організації — назва та ідентифікують реквізити.
  2. По-друге, в тексті запиту необхідно вказати свою зворотну адресу, інакше працівники архіву просто не зможуть надіслати вам відповідь.
  3. По-третє, необхідно гранично чітко сформулювати своє запитання. Якщо ви задалися метою зібрати відомості про своїх предків, не потрібно детально описувати історію своєї родини. Не потрібно формулювати розпливчастих побажань, формулюванні питання необхідно приділити особливу увагу. Справа в тому, що за регламентом роботи зі зверненнями і запитами громадян та організацій, ваш запит в першу чергу потрапить на розгляд керівникові архіву. Керівник визначить класифікаційну приналежність питання: генеалогічний, тематичний або соціально-правовий. Виходячи з характеру запиту, керівник архіву передасть його на виконання у відповідний відділ. Зрозуміло, що чим більше розпливчаста формулювання, тим більша ймовірність невірного визначення характеру запиту і призначення його виконавця. Запит буде «гуляти» з відділу у відділ, а ви тим часом будете чекати відповіді.
  4. Нарешті, необхідно визначити рамки запитуваної інформації, наприклад, хронологічні або територіальні. Марно просити знайти всіх ваших однофамільців, необхідно вказати хронологічний період і територіальні рамки для пошуку своїх родичів.