Рано чи пізно кожен працівник стикається з питанням: як правильно скласти звіт про свою роботу. Будь-який звіт — важливий інструмент для працівника і керівника, за допомогою такого формалізованого виду комунікації керівник отримує необхідну йому інформацію, яка потрібна для аналізу та оцінки діяльності співробітника.
Інструкція
- Перш за все, необхідно визначиться, який саме вид звіту необхідно скласти: разовий або робітник. Разові звіти зазвичай складаються за підсумками проведення конкретних заходів, а робочі дозволяють періодично аналізувати виконану працівником роботу (обсяг і результат).
Періодичні звіти можуть бути: щоденними (можуть використовуватися для моніторингу важливих короткострокових проектів або ж під час випробувального терміну співробітника), щотижневими (найбільш часто зустрічаються), щомісячні, квартальні та готові (подібний вид звітів містить великий обсяг аналітичної інформації і надається він зазвичай вищому керівництву ). - Отже, як же скласти звіт про роботу правильно?
Спочатку необхідно визначитися з термінами звіту та запланувати у своєму робочому графіку час на його складання. Це може бути невелика кількість часу щодня або ж конкретно виділений час для складання всього звіту відразу, найголовніше не тягнути до дедлайну. - Перш за все, визначитеся з кінцевими цілями своєї роботи. За своїм змістом звіт має бути інформативним, ясним і бажано коротким. Не забувайте про «правилі семи», яке говорить про те, що наша свідомість здатна ефективно засвоїти одночасно 7 елементів (+ / -2). Відповідно у звіті бажано виділити саме таку кількість пунктів або розділів.
- Важливо вміти акцентувати увагу саме на результатах свій діяльності, описуючи, які завдання були виконані, а не просто перераховувати виконані дії за певний період.
- Для більшої наочності забезпечите свій відповідь таблицями, малюнками, діаграмами.
- Ситуація спрощується, сіли у вашій компанії вже розроблені форми звітів (бланки, таблиці, які необхідно заповнити, вносячи свої коментарі)
- Велике значення має не тільки що ви написали у звіті, але і як його відправили. Тут слід запам’ятати золоте правило: щоденні звіти відправляються в кінці робочого дня, а не на вранці наступного. Щотижневі — в п’ятницю ввечері, а не в понеділок вранці.
- Ще одна порада: перш ніж відправити звіт, прочитайте його ще раз, постарайтеся зробити це очима свого керівництва. Які питання у вас виникли? Можливо, необхідно щось доповнити або ж навпаки десь максимально спростити інформацію.
Зверніть увагу
Пам’ятайте, грамотний звіт допоможе вам правильно донести керівництву результати своєї роботи, допоможе налагодити необхідну зворотний зв’язок з керівництвом.
