Як зшити документи для архіву

Як зшити документи для архіву

Правильне зберігання документів — важливий елемент діловодства. Перш ніж відправити папери в архів, їх треба прошити. Для цього слід знати основні правила архівної обробки справ.

Вам знадобиться

- Шило;
- Голка;
- Сувора нитка;
- Клей.

Інструкція

  1. Пронумеруйте всі листи, використовуючи чорний графітовий олівець. Номер ставиться у верхньому правому куті. Складіть документи в порядку хронології, починаючи з самих старих. Якщо є конверти з вкладеними документами, то треба пронумерувати конверт, а потім кожен документ в ньому.
  2. Приберіть всі скріпки і інші металеві деталі. Якщо документ не має поля для підшивки, приклейте до нього паперову смужку. Приготуйте всі папери до прошивці, зробивши намітки для чотирьох проколів і помістивши їх у картонну обкладинку.
  3. Пачки документів необхідно затиснути струбциною, проколоти за допомогою шила або просвердлити спеціальним пристроєм для прошивки документов. Не знімаючи струбцини, прошийте паперу за допомогою довгої голки, використовуючи сувору нитку, шпагат або стрічку.
  4. Для правильної прошивки необхідно протягнути з тильного боку голку в той отвір, який йде другим за рахунком, провести голку по тильній стороні і повернутися знову до другого отвору. Після цього голку треба вивести на лицьову сторону і прошити другий отвір, але вже зверху. Нитка витягується з тильного боку, і два її кінця закріплюються так, щоб нитяні хвостики можна було заклеїти папером (калькою).
  5. На папері, що наклеєний на нитки, ставиться печатка організації, а також розписуються посадові особи (директор, головний бухгалтер). На картонну обкладинку наклеюється опис документів, які підшиті в пачці. У ній слід зазначити найменування організації та її структурного підрозділу, поставити дату, вказати термін зберігання документів і архівний шифр, якщо він прийнятий у вашій організації.

Зверніть увагу

Пристрій для прошивки документів або архівний верстат використовується в діловодстві і призначається для швидкого і зручного прошивання великих пачок паперів. З таким пристроєм можна працювати прямо за столом, воно дуже просте й істотно спрощує процес архівації.