Як зшити документи

Як зшити документи

Зшивання документів — поширена в канцелярської та офісної середовищі процедура. Незважаючи на те, що вона здається простою, існує спеціальний регламент, що визначає правила зшивання документів та їх оформлення. І ці правила слід знати, щоб документи, відправлені на тендер або в архів, не були повернуті на подальше оформлення і перешіваніе.

Інструкція

  1. Для забезпечення збереження документів після прошивки, а також для того щоб вони зберігалися в правильному порядку, всі аркуші крім опису повинні бути пронумеровані. Документи підшиваються в хронологічному або алфавітному порядку. Конверти із вкладеними листами нумеруються раніше вкладених аркушів. Порожні листи виключаються зі справи і знищуються, не нумеруючи.
  2. Нумеруйте аркуші справи простим олівцем зверху вниз, залишаючи номера у верхньому правому кутку кожного аркуша, не зачіпаючи текст. Фото та графічні матеріали нумеруйте на зворотному боці в лівому верхньому кутку.
  3. Якщо в документах зустрічаються якісь карти, склеєні з декількох аркушів, нумеруйте їх як один лист, вказуючи число листів в склеюванні. Наприкінці нумерації складіть заверительную напис на окремому аркуші. Вкажіть в ній кількість листів та особливості окремих документів, а також їх фізичний стан.
  4. Крім того, для підшитого комплекту документів потрібно скласти опис. Чи не нумеруйте листи опису. В описі напишіть назву документа, впишіть дату складання опису, анотацію, визначальну призначення комплекту документів, а також перерахуйте всі документи, враховуючи кількість аркушів. В кінці опису впишіть ім’я, прізвище та по батькові укладача.
  5. Обкладинка кожної справи повинна мати розміри 229х324 мм. На першому і останньому аркуші справи наклейте перед прошивкою смуги тонкого картону. Через ці смуги пропускається шнур. Для оформлення справи використовуйте силікатний клей.
  6. На лівому краї полів, не зачіпаючи текстове поле, зробіть три отвори шилом або дироколом симетрично по всій висоті листа, на відстані 3 см один від одного. Для прошивки використовуйте прошивні нитки або банківський шпагат, а також прошивальних голку.
  7. Прошивати документ два рази, щоб забезпечити міцність комплекту. З центрального отвору на звороті останнього аркуша витягніть кінці нитки і зв’яжіть їх вузлом. Наклейте на справу наклейку з заверительной написом, опечатавши його і закривши вузол.
  8. Залиште вільними кінці ниток. На заверительной наклейці повинна бути чітка і помітна підпис керівника, а також печатка організації.