Як зшивати папки

Як зшивати папки

Коли в організації накопичується документація, що вимагає короткочасного або тривалого зберігання, необхідно систематизувати її і зшити папки з м’яким або твердим палітуркою. У кожному конкретному випадку можуть бути свої вимоги до оформлення архіву та послідовності роботи, так як строгих законодавчих стандартів у цій галузі не існує. Однак визначені основні принципи, яких зазвичай дотримуються досвідчені діловоди.

Вам знадобиться

- Чорний графітовий олівець;
- Канцелярське шило (або прилад УПД);
- Струбцина;
- Прошивальних голка;
- Шнур або капронова нитка;
- Ножиці;
- Аркуш білого паперу;
- Канцелярський клей;
- Обкладинка.

Інструкція

  1. Після експертизи цінності документації пронумеруйте її, поставивши чорним графітовим олівцем порядковий номер (у порядку хронології) у верхньому правому кутку кожного аркуша. Починайте з першого розвороту; титульну опис містяться документів і останній лист нумерувати не потрібно. Слідкуйте за тим, щоб цифри не зайшли на текст.
  2. Зробіть дві пари отворів спеціальним канцелярським шилом в середині лівого поля кожного документа. Щоб пачка паперів не розпалася, закріпіть її в струбцині. Як правило, діловоди розміщують дірки по вертикальній лінії, залишаючи між кожною відстань не менше 3 см. Якщо поле у ​​листа вузьке, можна приклеїти до крайки білу смужку.
  3. Скористайтеся спеціальним верстатом для прошивки документації (УПД). Це значно скоротить вашу роботу, так як за допомогою цього пристосування можна одноразово пробити стопку документів товщиною в 10 см. Уважно прочитайте інструкцію і працюйте обережно — свердло сильно нагрівається.
  4. Починайте зшивати папку за допомогою спеціального банківського шпагату або міцних капронових ниток і прошивний голки. Прошийте архів два рази для надійної фіксації. Вільні «хвости» шнура (близько 5-6 см) протягнете через серединне отвір на виворітній стороні «книги» та зробіть міцний вузол.
  5. Виріжте з білої щільного паперу круг (діаметром близько 4 см) і заклейте їм вузлик. Клей використовуйте звичайний канцелярський. Печаткою захопіть наклейку, під нею поставте заверительную підпис і дату. Якщо папка була вже прошнурована без заверительной сторінки, то її допустимо вклеїти на виворіт обкладинки.
  6. Одягніть прошнуровану папку в спеціальну обкладинку або переплетіть документи за допомогою верстата. Для довготривалого архіву рекомендується підібрати тверду обкладинку, в інших випадках годиться і картонна «одяг» або з щільною крейдованого паперу. У будь-якому випадку це має бути продукт ділової поліграфії, оформлене у відповідності з корпоративним стилем.

Зверніть увагу

Перед тим як зшити папку, приберіть з кожного аркуша всі кріпильні елементи: дужки, скріпки і шпильки! Інакше ви пошкодите важливі документи при шнурівці і палітурці.

Корисні поради

Якщо аркуші документів більше формату А-4, зшийте їх за один край і пронумеруйте в розгорнутому вигляді як зазвичай. У самостійних ілюстрацій (діаграм, креслень та іншого) ставиться цифру на звороті у верхньому куточку зліва. Дрібні ж документи рекомендується вкладати в прозорий файл або конверт, після чого підшивати спільно з іншими сторінками папки.