Як зустрічати делегацію

Як зустрічати делегацію

В даний час, коли багато хто з російських підприємств мають ділових партнерів за кордоном, обмін делегаціями став нормою. Це допомагає ознайомитися з виробництвом на місці, особисто познайомитися з тими, з ким доведеться працювати, оцінити обстановку і оперативно вирішити ділові питання. Зустрічаючи делегацію, слід врахувати деякі організаційні моменти.

Інструкція

  1. На стадії підготовки обговорите чисельність делегації з урахуванням того, що робочі питання вирішуються тим швидше, чим вона менша. Крім того, підберіть склад учасників з вашого боку, щоб кількість їх було приблизно таким же, як і у тих, кого ви будете зустрічати. Обговоріть, якою мовою будуть вестися переговори і підготуйте перекладача навіть у тому випадку, якщо гості приїдуть зі своїм.
  2. Дізнайтеся про питання, які компетентний вирішувати той чи інший член делегації, оскільки на Заході дуже строго дотримується субординація. Ви повинні звертаючись до когось з гостей бути впевненим в тому, що по своїх обов’язків він має право дати інформацію.
  3. Заздалегідь обговоріть ті питання, які буде необхідно вирішити і підготуйте всі матеріали, які можуть знадобитися. Обговоріть, які документи будуть підписані після закінчення переговорів. Домовтеся про режим їх проведення — у скільки вони будуть починатися, скільки триватиме і коли будуть перерви.
  4. Якщо делегацію очолює досить значиме особа, запрошення вишліть якомога скоріше, щоб підкреслити повагу і підвищити ймовірність того, що візит відбудеться і в цієї людини не буде заплановано інших зустрічей на цей час.
  5. Підготуйте окреме, зручне приміщення для переговорів, передбачте, щоб кожному учаснику зустрічі було надано комфортне місце. Зробіть запас прохолодних напоїв, кави, печива і подбайте про красиве посуді. Не забудьте поставити попільнички, якщо ви не проти, щоб під час зустрічі присутні могли закурити.
  6. Домовтеся, чи потрібно буде робити запис переговорів, згода повинні дати обидві сторони. Передбачте, щоб гості були посаджені обличчям до дверей, цей психологічний прийом дозволить їм почувати себе більш спокійно. І домовтеся, щоб під час зустрічі вас не відволікали телефонні дзвінки.
  7. Зустрічати делегацію і провести її на місце переговорів краще симпатичною і усміхненою дівчині. Вона може чекати гостей у вестибюлі того будинку, де будуть вестися переговори. Коли гості прийдуть на місце зустрічі, необхідно відразу представити обидві делегації один одному, щоб ті, хто хоче сісти поруч, могли це зробити.