Які потрібні накази

Які потрібні накази

Наказ відноситься до реєстрації актів, видається керівником організації, що діє на правах єдиноначальності, і обов’язковий для виконання. Даний документ повинен видаватися тільки при необхідності, містити конкретні вказівки для певних осіб або всього колективу, не повинен засмічуватися зайвою, непотрібною інформацією.

Інструкція

До першої групи наказів слід віднести організаційні та управлінські документи. Вони видаються в тих випадках, коли на підприємстві потрібно визначити порядок (структуру) управління, штатний розклад, внести зміни до штатного розпису, вирішити питання реорганізації (створення або ліквідації структурних підрозділів) та ін Організаційні накази видаються на бланку підприємства, у вільній формі. Реєструються і зберігаються вони у секретаря або особи, відповідальної за ведення документації на підприємстві. Термін зберігання таких наказів не має обмеження.

До другої групи належать оперативні накази з адміністративно-господарської діяльності. З їх допомогою вирішуються питання поточної роботи підприємства, технічного оснащення, постачання. Вони видаються за результатами роботи за певний період часу, за підсумками перевірок, ревізій та ін Порядок оформлення, реєстрації таких наказів аналогічний попередній групі, проте термін їх зберігання — 5 років. Після закінчення зазначеного терміну вони знищуються встановленим порядком.

Наступна група — це накази по особовому складу. Вони оформляються, реєструються і зберігаються у відділі управління персоналом. По термінах виділяють накази тривалого зберігання (75 років) і короткострокового (менше 10 років).

До перших належать накази про прийом, звільнення, постійному і тривалому тимчасовому переведенні, зміні прізвища, присвоєння кваліфікації, звання, ступені, тривалих відрядженнях і пр. Ці накази реєструються в окремому журналі, мають літеру «л / с» або «до». В кінці року вони, як правило, нумеруються, зшиваються разом з журналом реєстрації та здаються в архів. До других — накази про надання відпусток, короткострокових відрядженнях, тимчасових перекладах і заміщеннях, стажування та ін Ці накази зберігаються 5 років, після чого знищуються зі складанням акта.

Більшість наказів по особовому складу оформляється на бланках уніфікованих форм. Наприклад, при прийомі на роботу використовується бланк форми Т-1, при перекладі — Т-5, при направленні працівників у відрядження — Т-9 …. Якщо потрібного бланка серед уніфікованих форм немає (наприклад, для наказу про підвищення кваліфікаційного розряду), підприємству дозволяється розробити свою форму.